Työntekijän rekrytointi: mihin haluat käyttää aikaasi?

Työntekijöiden etsiminen on hauskaa, riskitöntä ja nopeaa ajanvietettä, johon yrittäjä ryhtyy mielellään ja jossa hän tietää onnistuvansa erinomaisella osumatarkkuudella. Tai ainakin jos ei ole puutetta aikaresursseista ja hr-osaamisesta. Rajattomista resursseista ja rajattomasta itseluottamuksesta on yrittäjälle varmasti hyötyä, mutta silloinkin hänelle lienee selvää, millainen savotta työntekijän hankkiminen oikeastaan on.

Rekrytointi etenee tyypillisesti näin

1. Työntekijätarve yllättää tai tekijöitä tarvitaan kasvavaan tuotannontarpeeseen.
   • Joka tapauksessa tilanne on se, että omin voimin ei työmäärästä selvitä. Jos vaihtoehtona ei ole investoida robotiikkaan tai automatiikkaan, tarvitaan käsipareja tekemään tuottava työ.
2. Työpaikasta ilmoittelu ja työnantajabrändistä huolehtiminen
   • Melko pienellä vaivannäöllä saa työpaikkailmoituksen julki, mutta onko ilmoitus niin muotoiltu, että se välittää houkuttelevan kuvan työnantajayrityksestä? Työpaikkailmoittelu on sekin markkinointiviestintää, jonka teho mitataan siinä, onnistuuko ilmoitus houkuttelemaan hakijoiksi juuri sellaisia osaajia, joita kaivataan.
3. Hakemusten lukeminen, karsinta ja yhteydenotot
   • Jos käytössä on rekrytointiohjelma, jonne sähköiset hakemukset jätetään, tämä työvaihe nopeutuu huomattavasti, sillä sopivimpia hakijoita voi kartoittaa ohjelmistotyökalujen avulla. Siltikin jatkoon pääsevien karsinta vaatii inhimillistä kosketusta (lue: ajankäyttöä, hakemusten perkaamista, suosittelijoille soittelua, haastatteluaikojen kalenterointia, yms.)
4. Haastatteluiden järjestäminen
   • Toisin sanoen yrittäjä irrottaa työajastaan sen hetken, jolloin ei olisi ollut muutakaan tekemistä ja haastattelee vähintäänkin puhelimitse, mutta mieluiten tietysti face to face kaikki ne hakijat, joiden toivoo osoittautuvan tehtävän tasoiseksi.
5. Sopimusneuvottelut ja sopimuksen solmiminen
   • Huolellisuutta vaativa työvaihe, joka vaatii TESin tuntemista, koeaika-, irtisanomis- ja sairaslomakäytännöt mukaan lukien. Jos työntekijä on kokeneempi, päästään neuvottelemaan palkasta, lomarahasta, ikälisistä, suorituslisistä ja muusta mukavasta.

Koko prosessi vie väistämättä viikkoja ja silloinkin henkilöstöhankintaan on pitänyt paneutua huolellisesti. Virherekrytointi tulee erityisen kalliiksi silloin kun työntekijä otetaan yrityksen omaksi työntekijäksi, sillä työntekijöitä suojaa vahva irtisanomissuoja. Entä jos tulee epähuomiossa rekrytoitua saikuttelija tai kyseenalaisella työmoraalilla varustettu tyyppi? Tällöin yrittäjä joutuu hankalaan tilanteeseen.

Henkilöstöhankinnan ulkoistaminen

Vahva HR-osasto voi taata laadukkaan henkilöstöhankinnan. Kaikilla yrityksillä ei HR-puolella ole kuitenkaan riittävästi aikaa syventyä rekrytointiin. Henkilöstöpalveluyrityksen käyttäminen muistuttaa HR-osaston ulkoistamista, jossa rekrytointiin perehtyneet asiantuntijat huolehtivat ylläkuvatuista työvaiheista.

Yritys suoriutuu omatoimisesta rekrytoinnista hyvin erityisesti silloin, kun tiedossa on osaajareservi, johon tarttua työntekijätarpeen yllättäessä. Sijaislistat, avointen hakemusten pankki, osa-aikaiset työntekijät ja entiset työntekijät tarjoavat tällaisen henkilöstöpankin, josta nostoja voi mahdollisesti tehdä tarpeen tullen. Mikäli osaajareserviä ei ole, rekrytointi on aloitettava tyhjältä pöydältä. Henkilöstöpalveluyrityksen käyttäminen muistuttaa henkilöstöpankin ulkoistamista, sillä henkilöstöpalveluyrityksellä on laajat listat eri alojen osaajista, jotka ovat olleet mukana aiemmissa rekrytointiprosesseissa. Työntekijöitä on haastateltu valmiiksi ja kenties jopa pisteytetty, mikä nopeuttaa työvoiman täsmäetsintää kulloisenkin asiakkaan yksilöllisiin tarpeisiin.

Vaihtoehtoja omatoimiselle rekrytoinnille

Jos on mielekkäämpää rekrytoida omaksi työntekijäksi, henkilöstöpalveluyrityksistä voi tilata suorarekrytointipalvelua, ns. headhuntingia, jossa etsitään tietyt osaajat ja rekrytoidaan asiakasyritykselle. Jos on mielekkäämpää ulkoistaa työvoimaa, henkilöstöpalveluyrityksistä saa vuokratyöntekijöitä, jotka on toki aikanaan mahdollista rekrytoida omiksi työntekijöiksi. Vaikka henkilöstöhankinta hauskaa puuhaa onkin, sen ulkoistaminen voi tuottaa vähintäänkin yhtä laadukkaan lopputuloksen kuin itse hoidettu rekrytointi, mutta todennäköisesti huomattavasti pienemmällä ajankäytöllä ja pienemmällä riskillä.

Mikko Koivumäki

Markus Hirsimäki

---

Avainsanat: henkilöstöhankinta, henkilöstövuokraus, hr ulkoistaminen, hr-osasto, rekrytointi, suorarekrytointi, ulkoistaminen